Nghệ thuật tập trung: Cách tăng hiệu suất công việc

Trong thời đại số hóa hiện nay, áp lực công việc ngày ngày đè nặng khiến chúng ta dễ rơi vào trạng thái quá tải nhưng kết quả lại không như mong đợi. Nhiều người trong chúng ta loay hoay tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi: “Làm sao để làm được nhiều việc hơn mà không bị kiệt sức?”

Trong cuốn sách “Nghệ thuật tập trung” của tác giả Daigo có nhắc một luận điểm cốt lõi: “Sự tập trung không phải là tài năng bẩm sinh, mà là một kỹ năng có thể quản lý bằng cách tối ưu hóa năng lượng của não bộ”. Bí quyết không nằm ở chỗ bạn “làm việc chăm chỉ hơn” mà là “làm việc thông minh hơn”. Việc biết cách sử dụng hợp lý sức mạnh ý chí sẽ giúp tối ưu được hiệu suất làm việc.

Từ những đúc kết thực tế của Daigo kết hợp với các phương pháp quản lý thời gian kinh điển, bài viết này sẽ chia sẻ những cách tăng hiệu suất công việc hiệu quả nhất giúp bạn làm chủ thời gian và đột phá năng suất mỗi ngày.

Các phương pháp tăng hiệu suất công việc

Áp dụng phương pháp quản lý thời gian khoa học

Trước tiên bạn cần hiểu đúng về sự tập trung. Nhiều người lầm tưởng rằng có thể duy trì sự tập trung liên tục trong nhiều giờ liền. Thực tế, khả năng tập trung cao độ của não bộ ngắn hơn chúng ta nghĩ rất nhiều. Càng ngồi lâu cố gắng làm việc, hiệu suất tập trung sẽ càng giảm mạnh. Có 2 phương pháp sau sẽ giúp bạn nâng cao khả năng tập trung:

• Kỹ thuật Pomodoro: Chia thời gian làm việc thành các khoảng ngắn (thường là 25 phút tập trung cao độ, sau đó nghỉ ngắn 5 phút). Cách này giúp não bộ duy trì sự tập trung tối đa mà không bị uể oải.
• Quy tắc 2 phút: Nếu một công việc chỉ tốn dưới 2 phút để hoàn thành (như trả lời một email ngắn, phê duyệt một yêu cầu), hãy làm ngay lập tức thay vì trì hoãn.

Thiết lập danh sách công việc ưu tiên (To-Do List)

Theo Daigo, năng lượng não bộ hoạt động dựa trên “Sức mạnh ý chí” (Willpower) – đó là một nguồn tài nguyên có hạn. Mỗi khi bạn phải đưa ra một lựa chọn (như phân vân nên làm việc gì trước), sức mạnh ý chí của bạn sẽ bị tiêu hao. Việc xác định các việc chính cần làm và ưu tiên là cách bạn sử dụng có hiệu quả ý chí trước khi não bị cạn kiệt (Burnout).

• Đừng bắt đầu ngày mới khi chưa có kế hoạch. Hãy liệt kê tối đa 3 nhiệm vụ quan trọng nhất (MITs – Most Important Tasks) cần hoàn thành trong ngày.
• Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc thành 4 nhóm và tập trung giải quyết nhóm quan trọng trước:
  • Khẩn cấp & Quan trọng
  • Quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng

• Tắt thông báo mạng xã hội (Facebook, TikTok,…), cất các thiết bị di động khỏi tầm mắt trong giờ làm việc để không bị mất tập trung và cám dỗ.
• Sắp xếp góc làm việc ngăn nắp: Một không gian gọn gàng sẽ giúp tinh thần thoải mái và kích thích tư duy logic tốt hơn. Bàn làm việc ít các món đồ linh tinh sẽ giúp bạn không phải sử dụng nhiều ý chí để quyết định khi lựa chọn đồ vật cần dùng.
• Chống lại “Entropy tâm lý“: Sự xao nhãng và môi trường bừa bộn thực chất là một biểu hiện của Entropy – quy luật tự nhiên khiến mọi thứ tự rơi vào hỗn loạn. Việc chủ động loại bỏ các yếu tố gây nhiễu chính là cách bạn nạp năng lượng để thiết lập lại trật tự cho tư duy.

Học cách từ chối và ủy quyền công việc

• Hiệu suất làm việc sẽ giảm mạnh nếu bạn ôm đồm quá nhiều thứ vượt quá khả năng xử lý. Mỗi công việc phát sinh đều đòi hỏi bạn phải tiêu hao một lượng sức mạnh ý chí để xử lý. Hãy học cách nói “không” một cách khéo léo với những việc không nằm trong mục tiêu cốt lõi để dành năng lượng cho nhiệm vụ chính.
• Học cách ủy quyền và phân phối các nhiệm vụ cho người phù hợp nếu bạn ở vai trò quản lý.

Chăm sóc sức khỏe tinh thần và thể chất

• Hiệu suất công việc tỷ lệ thuận với năng lượng của bạn. Hãy đảm bảo ngủ đủ giấc, uống đủ nước và vận động nhẹ nhàng sau mỗi vài giờ ngồi máy tính để tái tạo lại “Sức mạnh ý chí” cho não bộ. Bạn cũng có thể áp dụng kỹ thuật Pomodoro đã nêu ở trên để chia chu kỳ làm việc lớn thành nhiều phiên nhỏ và nghỉ ngắt quãng ngắn.
  • Ví dụ: cứ sau mỗi 2 tiếng làm việc (4 phiên nhỏ), bạn nên chủ động đứng lên vận động nhẹ nhàng thay vì ngồi liên tục nhiều giờ.

Lời kết

Tăng hiệu suất công việc không phải là ép bản thân làm việc kiệt sức, mà là một hành trình rèn luyện cách quản lý năng lượng và bảo toàn sức mạnh ý chí một cách thông minh. Hãy thử bắt đầu từ những thay đổi nhỏ nhất từ những phương pháp trên. Chúc bạn sớm làm chủ nguồn năng lượng của bản thân và đạt được những bước tiến đột phá trong sự nghiệp!